Gouvernance de l'information

La Gestion des Archives est une des applications métier de la solution CADIC Intégrale.

Elle permet de gérer les archives physiques et électroniques et traite les archives courantes, intermédiaires et définitives. Elle propose des circuits de gestion des versements, du dépôt par les services versants au service d’archives à la mise en magasin, puis à la communication.

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Elle permet d’éditer des instruments de recherche et offre des fonctionnalités riches de recherche incluses dans CADIC Intégrale (texte intégral, outils linguistiques, nuages de mots, facettes, recherches alternatives).

Des tableaux de gestion permettent de traiter le sort final de chaque dossier (tri, conservation, destruction). De nombreux tableaux de bord sont disponibles pour le pilotage statistique de l’activité. La solution gère la communication en salle et les emprunts. La consultation des dossiers est possible en fonction des accréditations. Les demandes de dérogation sont prises en compte.

Cycle de vie des documents dans l'application

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Les principales fonctionnalités de ce module se déclinent en 7 sous-modules comme suit :

• GESTION DES ENTREES ET DES VERSEMENTS : permettant l'identification des archives versées, leur localisation, leur métrage, la traçabilité du service versant,etc.
  
• GESTION DES MAGASINS ET DES ESPACES DE STOCKAGE : avec la création d'une cote adresse, la gestion des locaux vacants et des unités d'archives, l'établissement de procès-verbaux de récolement, l'édition de statistiques, la visualisation graphique des magasins d'archivage.
  
• GESTION DES ELIMINATIONS ET DES REVISIONS : avec l'intégration d'un tableau de gestion, la gestion des opérations de tri et d'élimination, l'édition de bordereaux d'élimination et de statistiques.
• GESTION DOCUMENTAIRE : comprenant notamment des fonctionnalités de gestion documentaire pour la description archivistique (l'indexation libre/contrôlée, liste d'autorité ouverte/fermée, vocabulaires contrôlés, thesaurus W, la description de l'unité documentaire) et la recherche (texte intégral, troncature, multicritères).
• GESTION DES RECHERCHES ET DES COMMUNICATIONS (PAR COURRIER OU EN SALLE) : avec la gestion des consultations, la gestion des prêts, la communicabilité, l'édition de statistiques.
• PILOTAGE STATISTIQUE : permettant de garder une traçabilité de toutes les opérations effectuées pour la gestion et la conservation des fonds d'archives. Fonctionnalité dédiée au pilotage.
• AUTRES FONCTIONNALITES : importation et/ou exportation des données, module GED (Gestion Electronique des Documents), Gestion des utilisateurs...